Event-Checkliste: Kundentag oder Tag der offenen Tür
Eine Firmenveranstaltung mit dieser Bedeutung sollte frühzeitig geplant, kalkuliert und umgesetzt werden. Für viele Dinge sind teilweise lange Vorlaufzeiten zu erwarten. Binden Sie deshalb alle sinnvollen Unternehmensbereiche in die Planungsphase mit ein.
Legen Sie gemeinsam Ziele fest:
- Wer soll angesprochen werden? Kunden, Lieferanten, Bevölkerung, Mitarbeiter & Familien.
- Welche „Botschaften“ soll der Tag der offenen Tür übermitteln?
- Welche Informationen geben Sie Ihren Kunden weiter?
- Welche Einstellungen wollen Sie bei der Zielgruppe verändern?
- Welches Budget steht zur Verfügung?
- Wann ist der beste Zeitpunkt unter Berücksichtigung externer und interner Termine?
Beginnen Sie etwa 25-30 Wochen vorher mit den ersten Planungsgesprächen:
- Arbeitsgruppe für die Vorbereitung bilden.
- Aufgaben verteilen.
- Planungskalender ausarbeiten und verteilen.
- Fassade, Räume, Maschinen und Geräte kritisch überprüfen. Verschönerungsmaßnahmen und Reparaturen in Auftrag geben.
Etwa 20 Wochen vor Beginn:
- Programm in groben Umrissen mit Kostenrahmen festlegen.
- Sonderangebote oder Aktionshöhepunkte bestimmen.
- Streuartikel: die Besucher sollten etwas mit nach Hause nehmen. Dies steigert die Erinnerung und verlängert die positive Wirkung des Tages.
- Die gesamte Belegschaft über das Vorhaben informieren.
- Gespräche mit Großkunden, Lieferanten, Brauereien über Unterstützung führen.
10 Wochen vor Beginn:
- Genauen Tages-Programmablauf aufzeichnen.
- Ausgangspunkt und Ablaufweg für Besichtigung festlegen.
- Art der Bewirtung zusammenstellen.
- Kapelle oder andere musikalische Unterstützung bestellen.
- Mit Mitarbeitern Einzelheiten diskutieren.
8 Wochen vor Beginn:
- Vorankündigung entwerfen und in den Medien schalten: Presse, Mailing/Mailing-Beilage, Internet
- Texte für Handzettel, Plakate, Hinweisschilder entwerfen und bestellen.
- Arbeitskleidung kontrollieren, eventuell neue beschaffen.
- Eventuell Gastronomen mit Bewirtung beauftragen.
6 Wochen vor Beginn:
- Anschreiben, zum Beispiel für Honoratioren, entwerfen.
- Parkplätze und Platzkonzert beim Ordnungsamt beantragen.
- Werbe- und Hilfsmittel korrigieren.
- Erläuterungsschilder für Maschinen und Geräte anfertigen (lassen).
4 Wochen vor Beginn:
- Höhepunkte und Sonderaktionen endgültig bestimmen.
- Persönliche Einladungen verschicken.
- Mitarbeitern Aufgaben zuteilen.
3 Wochen vor Beginn:
- Streuartikel, Werbe- und Hilfsmittel anliefern lassen und überprüfen.
- Ablaufplan erstellen und Kopien an Mitarbeiter aushändigen.
- Internet, Blog und Forum mit Programm-Informationen zum Event füllen
2 Wochen vor Beginn:
- Zeitungsanzeige texten und in Auftrag geben.
- Fotografen bestellen.
- Plakate anbringen.
- Presse einladen.
- Fotos für Presse vorbereiten.
- Angehörige der Mitarbeiter einladen.
- Musik (CDs, Mp3) auswählen.
- Pressemitteilungen erstellen, jeweils für eine Woche vorher und am Tag der offenen Tür.
1 Woche vor Beginn:
- Maschinen und Räume überprüfen und gründlich reinigen.
- Noch fehlende Ware bestellen.
- Dekoration des Besucherräume beginnen.
- Handzettel verteilen / Hauszeitschrift auslegen.
Die noch verbleibende Zeit muss für Aufbau und kurzfristige Koordination genutzt werden. Nur die bereits geplanten Vorhaben können in dieser kurzen Zeit umgesetzt werden. Ist in der Planungsphase ein elementarer Baustein vergessen worden, so ist er aufgrund der fehlenden Zeit nicht mehr realisierbar.
Nutzen Sie die Erfahrungen aus den vergangenen Kundentagen. Denken Sie bitte auch an die Nachbereitung, die sehr wichtig ist:
- Was ist gut gelaufen?
- Was ist schlecht gelaufen?
- Was ging gar nicht?
- Was hätte in der Vorbereitungsphase besser gemacht werden können?
- Was ist sehr gut in der Vorbereitung koordiniert worden?
- Hätte ein Notfallplan für vorhersehbare Ereignisse helfen können?
- Wurden alle wichtigen Faktoren berücksichtigt?
- Empfehlungen für das nächste Organisationsteam?
Denn nur so können Sie die Erfahrungen aus den bereits erfolgten Events perso¬nen-unabhängig konservieren und für die Nachfolger aufbereiten. Mit jedem Event wer¬den Sie so erfolgreicher. Der Lernkurveneffekt setzt ein und Sie setzen immer wieder neue Maßstäbe.
Denken Sie bei Kundentagen oder Tag der offenen Tür bitte auch an die „Kleinen Kunden“! Wenn Mama & Papa ihre Kinder gut aufgehoben wissen, fühlen Sie sich wohl bei Ihnen. Und für die ganze Familie wird es ein positives Erlebnis. Kinder-betreuung und -belustigung sind ein nicht zu unterschätzender Erfolgsfaktor. Dies sollte aber unbedingt im Gesamtkonzept des Events integriert sein und bereits bei der Zielgruppenplanung berücksichtigt werden.
Ihre Kunden und Interessenten erleben Sie gern – Sie werden sehen...